最近公司要搬新辦公室，主管突然丟給我一個任務：「幫忙搞定辦公室座位圖製作！」說真的，第一次做這個還真有點手忙腳亂，不過摸熟之後發現其實沒想像中難。最重要的是要先把辦公室的平面圖拿到手，然後確認每個座位的大小和位置，這時候用Excel或Google Sheets來畫表格就很方便，還可以隨時調整。
座位圖基本要素表格範例：
| 欄位名稱 | 說明 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 座位編號 | A1、B2等 | 建議用字母+數字方便定位 |
| 員工姓名 | 對應座位人員 | 離職要即時更新 |
| 部門 | 行銷、業務等 | 同部門盡量集中 |
| 設備 | 電腦、電話配置 | 新進人員要預留 |
| 特殊需求 | 左撇子、輪椅空間等 | 人資提供資料 |
畫圖的時候我都會先用鉛筆打草稿，特別是遇到那種辦公室有柱子或奇怪角落的，真的會讓人很頭痛。後來發現用免費的線上工具像Figma或Lucidchart更方便，直接拖曳方塊就能排座位，還能存成電子檔分享給同事看。記得上次用YouTube找教學影片，學到一個小技巧：把常用印表機和茶水間的位置用不同顏色標示，這樣新人一看就懂。
有時候員工會抱怨座位太擠或採光不好，這時候座位圖就派上用場啦！把大家的意見整理好，重新調整座位時可以參考。我們公司上次大風吹就是靠這張圖，連老闆都說這樣排看起來舒服多了。對了，記得要定期更新座位圖，特別是有人離職或新專案分組的時候，不然找人會找到崩潰。現在我們都把最新版圖放在公司內部群組，誰要查隨時都能看。
誰需要製作辦公室座位圖？行政人員必看指南
每次公司有新同事報到，或是部門要調整座位，行政人員最頭痛的就是要怎麼安排座位才不會得罪人啦！其實製作辦公室座位圖不只是為了讓大家知道誰坐哪，更是提升工作效率的小秘訣。特別是當公司規模越來越大，新人來來去去的時候，有個清楚的座位圖真的能省下超多溝通時間。
哪些情況會需要座位圖？
| 情況 | 好處 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 新人報到 | 快速熟悉環境 | 記得標註緊急出口、茶水間位置 |
| 部門異動 | 避免座位糾紛 | 先跟主管確認調整範圍 |
| 訪客來訪 | 方便引導路線 | 標示清楚會議室和接待區 |
| 辦公室裝修 | 規劃動線更順暢 | 保留逃生通道空間 |
很多行政朋友一開始會覺得座位圖只是小事，但其實這關係到整個辦公室的氛圍。像是把常需要溝通的團隊安排在相近區域，或是把業務部門放在離門口較近的位置，這些小細節都能讓日常工作更順暢。而且現在很多公司都改用線上協作工具，座位圖也可以做成電子檔隨時更新，新人第一天報到就能用手機查看自己的位置，超級方便！
製作座位圖的時候，建議可以用不同顏色標記各部門，這樣一眼就能看出團隊分佈。如果是開放式辦公室，別忘了把共用設備像印表機、影印區的位置也標上去，不然新人第一天一定會到處問「影印機在哪啦」。另外也要注意同事的特殊需求，像是需要靠窗的、要避開冷氣口的，這些小地方都會讓大家覺得你很貼心喔！
什麼時候該更新座位圖？這些時機點要注意，其實辦公室或教室的座位安排不是一輩子不變的，適時調整才能讓空間發揮最大效益。今天就來跟大家分享幾個關鍵的更新時機，幫你掌握最佳調整時間點，讓團隊運作更順暢！
首先當然是新學期或新季度開始時，這時候人員流動最大，不管是新同事報到還是部門調動，都需要重新規劃座位。特別是當團隊擴編超過原本規劃人數的20%時，硬擠在同個區域反而會影響工作效率，這時候就該好好重新設計座位圖了。另外如果發現最近同事間常為了搶插座、抱怨走道太窄吵架，那也是該更新的警訊啦！
| 更新時機點 | 具體情況 | 建議調整方向 |
|---|---|---|
| 人員異動時 | 新進員工超過3人/離職達團隊20% | 重新分組、預留擴編空間 |
| 設備更新後 | 添置大型辦公設備/更換桌椅款式 | 配合設備尺寸調整動線 |
| 專案轉換期 | 跨部門合作需求增加 | 依專案分組集中座位 |
| 空間問題 | 常發生走道阻塞、噪音干擾 | 優化動線與安靜區規劃 |
辦公室改裝或搬遷當然要趁機大更新座位圖，但其實平常有些小細節也值得注意。像是當你發現同事開始自發性換位置，或是主管常常找不到人開會，這些都是現有座位安排已經不符合實際需求的徵兆。特別是現在混合辦公模式盛行，每週進辦公室的天數不同，更需要靈活的座位規劃，與其讓大家每天搶位置，不如直接導入熱桌制並更新座位圖還比較實際。
疫情後大家更重視健康，如果發現座位太密集導致冷氣怎麼調都有人抱怨，或是靠窗座位永遠在搶，這時候調整座位讓空氣流通更好就很重要。另外當公司導入新系統或工作流程時，像是要增加協作空間或視訊會議區，也要同步考慮座位配置，才能讓新工具發揮最大效益。畢竟好的座位安排能讓工作效率提升至少30%，這筆時間投資絕對划算啦！
辦公室座位圖怎麼畫？5個超實用技巧分享
最近公司要重新規劃座位，主管突然丟給我這個任務：「欸，幫忙畫個辦公室座位圖吧！」當下真的有點慌，畢竟以前沒做過這種事。不過實際動手後發現其實沒想像中難，今天就來分享幾個實用技巧，讓你也輕鬆搞定座位圖！
首先最重要的是測量辦公室實際尺寸，建議用雷射測距儀最準確，沒有的話捲尺也行。記得要量牆壁長度、柱子位置，還有門窗這些固定設施。把數據記錄下來後，可以用這個表格來整理：
| 區域 | 長度(m) | 寬度(m) | 備註 |
|---|---|---|---|
| A區 | 5.2 | 3.8 | 靠窗有消防栓 |
| B區 | 4.5 | 4.0 | 近茶水間 |
| 走道 | 1.2 | – | 主要動線 |
再來是選擇繪圖工具，我試過幾種方式覺得最方便的是用Excel或Google Sheets，格子可以直接當比例尺用。想要專業一點的話，免費的SketchUp或Sweet Home 3D也不錯，能做出3D效果圖。重點是要選你熟悉的工具，不然光學軟體就花太多時間了。
規劃座位時要特別注意動線設計，像印表機、茶水間這種大家常去的地方，周圍要留足夠空間。我們公司之前就犯過錯，把影印機放在角落，結果每次用都要排隊超尷尬。另外主管位置最好能看見大部分同事，但又不要太壓迫，這個平衡要拿捏好。
最後提醒大家標示要清楚，除了寫上姓名，建議用不同顏色區分部門。我們是用螢光貼紙標示電源和網路孔位置，這樣之後要調整座位超方便。記得留一份電子檔隨時更新，畢竟同事離職或新進人員都很常有，紙本很容易就過時啦！